Kommunens inkommande post skickas till Postnord Strålfors i Rosersberg, där skannas den in och distribueras sedan digitalt till rätt mottagare inom kommunen med hjälp av artificiell intelligens. En av fördelarna är att all post blir spårbar.
Sigtuna kommun inför digital posthantering för all inkommande fysisk post, som första svenska kommun. Posten skickas till Postnord Strålfors som digitaliserar och distribuerar kommunens inkommande post elektroniskt. Digitaliseringen förenklar hanteringen och gör all post spårbar.
– Att digitalisera vår posthantering möjliggör en snabb och effektiv hantering av den inkommande posten till kommunen. Det ger oss även en säkrare hantering med spårbarhet och loggning, vilket innebär att det är möjligt att avgränsa vem som ser vad samt kontrollera vem som tagit del av vilka handlingar. Just informationssäkerheten har varit väldigt viktig för oss som offentlig verksamhet. Vi har lagt ner enormt mycket tid under införandet på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftningen som GDPR och säkerhetsskyddslagen, kommenterar Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef på Sigtuna kommun.
Automatisering och AI
Digital Mailroom-lösningen innebär att den inkommande posten skickas till Postnord Strålfors i Rosersberg. Där skannas posten in, konverteras till ett digitalt format och distribueras via ett automatiserat flöde till rätt mottagare i kommunen via deras ärendehanteringssystem Artvise.
– Vi är väldigt glada att vi har fått förtroendet från Sigtuna kommun att hantera och digitalisera deras posthantering, inte minst sedan Sigtuna är först ut bland kommuner i Sverige att göra detta. I vår Digital Mailroom-lösning är det även möjligt att lägga till ytterligare kanaler så som digital brevlåda och e-mail, vilket även skapar förutsättningar för fortsatt digitalisering, kommenterar Erika Hjertén, försäljningschef på PostNord Strålfors.
En så kallad Rule Manager identifierar vilken typ av post som ska gå till vilken mottagare baserat på bl a adressering, avsändare eller nyckelord i texten. Genom artificiell intelligens förbättras graden av automatisering löpande, målsättningen är att upp till 90 procent av all post ska hanteras automatiserat.
– Vi beräknar att vi kommer kunna frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av den inkommande posten och den framtida potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, kommenterar Åsa Otterbjörk.
